BO-Teststoff für 22.5.2024: S. 196 - 249

Themen

• 196 - 204: Darstellung der Kommunikationsbeziehungen
• 205 - 216: Netzpläne
• 217 - 246: Sollkonzept:
  • 218: Buisness Rules
  • 224: Techniken zur Entwicklung eines Sollkonzepts
  • 234: Auswahl u. Umsetzung eines Sollkonzepts
  • 240: Einführung neuer Systeme
  • 246: Kontrolle in der Organisation

196 - 204: Darstellung der Kommunikationsbeziehungen

Informationen zur Gestaltung von Kommunikationsbeziehungen:

• Kommunikationszweck: Instruktion, Information, Motivation
• Kommunikationsstruktur: Richtung, Stufen, Gebundenheit
• Kommunikationsform: schriftlich, mündlich, nonverbal
• Kommunikationskanal: Kommunikationsmittel Tipp: Buch anschauen um die Grafiken zu sehen. (S. 198)

Erhebungstechniken

• Beobachtung: Kommunikationsart, Häufigkeit, Dauer
• Messen u. Zählen: automatische Erfassung
• Dokumentenanalyse: Sender, Empfänger, Inhalt, Häufigkeit

Kommunikationstabelle: Wird verwendet um Schwachstellen wie zB. unangemessene Kommunikationsart, nicht aufwandgerechter Zeitaufwand, etc. zu erkennen.

205 - 216: Netzpläne

Dient der:

• Beschreibung
• Planung
• Steuerung
• Überwachung

Veranschaulichung von Prozessen

• Balkendiagramm: Darstellung von Vorgängen und deren Dauer
• Netzpläne: Darstellung von Vorgängen und deren Abhängigkeiten
• Flussdiagramm/Flowchart: festgelegte Abläufe (107 -> Flowchart diagram)

Netzplan:

__________beliebiger Eintrag___________
frühester Start | Code | frühestes Ende
______________Bezeichnung______________
spätester Start | Dauer | spätestes Ende

217 - 246: Sollkonzept

218: Buisness Rules

Buisness Rules:

• Geschäftsregeln:
• Grundsatz:
• Hinweis:

ECAA-Notation:

• E = Event -> ON
• C = Condition -> IF
• A = Action -> DO
• A = Action -> THEN Können auch zu ECA oder EA verkürzt werden.

Entscheidungstabellen

Ermöglichen die lückenlose Erfassung aller Regeln zu einem Ereignis.

• Vorteile: Übersichtlichkeit, Vollständigkeit, Konsistenz
• Nachteile: Komplexität nimmt rasch zu

224: Techniken zur Entwicklung eines Sollkonzepts

Ablauf der IST-Kritik

Problemerkennung: Abweichung von Soll und IST Problemdefinition: Ort, Zeit u. Umfang des Problems beschreiben Problembedeutung: Auswirkungen des Problems (Only big problems matter) Problemursachen: Für die Lösung des Problems brauch man dessen Ursache Prüfung u. Test: Überprüfung der Lösung

Inhalt der Ist-Kritik

1. Gründsatzkritik:(Grundlagenanalyse):
   • org. Maßnahme notwendig?
   • Auswirkung bei Nichtbeachtung?
   • Nicht erfüllte Aufgaben für die Zielerreichung?
2. Verfahrenskritik: Sind die aktuellen Verfahren fehlerhaft oder unzweckmäßig?
3. Umfang der Prüfung: Gesamtanalyse oder Teilanalyse

Techniken zur Entwicklung eines Sollkonzepts

• Konventionelle Technik: eigene Erfahrung, persönliche Information, Suche im Internet...
• Brainstorming: Ideenfindung in Gruppen für Spontane Einfälle. Wichtig: Kritiklosigkeit, Quantität vor Qualität, Kombination und Verbesserung von Ideen. Ablauf: Ideenfindung u. Ideen sortieren u. bewerten.
• Morphologische Analyse: alle möglichen Lösungen werden aufgelistet und bewertet. Bsp.: | Merkmal | Lösung 1 | Lösung 2 | Lösung 3 | |---------|----------|----------|----------| | Merkmal 1 | x | | | | Merkmal 2 | | x | | | Merkmal 3 | | | x |
• Mindmap: Unterstützt die Strukturierung von Gedanken und Visualisierung von Zusammenhängen. (Nachteil: rach zu unübersichtlich, nicht selbsterklärend)

234: Auswahl u. Umsetzung eines Sollkonzepts

Alternativenbewertung

Scoring-Methode:

• Kriterien festlegen
• Kriterien gewichten
• Gewichtete Kriterien berechnen
• Rangfolge
• Entscheidung

Von der Arbeitsanalyse zur Aufgabenanalyse

1. Arbeitsanalyse: Teilaufgaben in kleinste Arbeitselemente zerlegen
2. Arbeitssynthese: Arbeitselemente zu Teilaufgaben zusammenfassen
3. Aufgabensynthese: Teilaufgaben zu Aufgaben zusammenfassen. Dadurch entsteht die organisatorische Aufbaustruktur.

240: Einführung neuer Systeme

Ablauf der Einführung

1. Einführungsmethode festlegen
2. Realisierungsplanung durchführen
3. Ressourcen bereitstellen
4. Informationen aller unmittelbar und mittelbar betroffenen Aktionseinheiten (~ Allen Bescheit geben)
5. Maßnahmen zur Sicherung der laufenden Aufgabenerfüllung festlegen
6. Übernahmephase

Einführungsmethoden

• Totaleinführung:(revolutionäre Methode) Altes System wird abgeschaltet und neues System wird eingeführt.
• Stufenweise Einführung:(evolutionäre Methode) Neues System wird schrittweise eingeführt.
• Paralleleinführung:(evolutionäre Methode) Altes und neues System werden parallel betrieben. (geringstes Risiko)
• Pilotprojekt:(evolutionäre Methode) Neues System wird in einem Teilbereich eingeführt.

Einflussfaktor Mensch

• Akzeptanz: Wird das neue System akzeptiert?
• Motivation: Sind die Mitarbeiter motiviert?
• Qualifikation: Sind die Mitarbeiter qualifiziert?
• Kommunikation: Wird ausreichend kommuniziert?

Kontrolle in der Organisation

Grundsätze der Kontrolle

Die Kontrolle sollte:

• zeitgerecht,
• lückenlos,
• wirtschaftlich sein.
  
  Funktionen der Kontrolle:
• Beobachtungsfunktion
• Beurteilungsfunktion
• Vorsorgefunktion (Abschreckung)

Kontrollprozess:

1. Ermittlung der Basisdaten für den Kontrollprozess
2. Ermittlung der Realisierungsinformationen
3. Ermittlung der Abweichungen
4. Abweichungsanalyse
5. **Planung der Folgeaktivitäten

Summary

• Kommunikationsbeziehungen werden durch Kommunikationszweck, Kommunikationsstruktur, Kommunikationsform und Kommunikationskanal definiert.
• Netzpläne dienen der Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Prozessen.
• Sollkonzepte werden durch Buisness Rules und Entscheidungstabellen definiert.
• Techniken zur Entwicklung eines Sollkonzepts sind Konventionelle Technik, Brainstorming, Morphologische Analyse und Mindmap.
• Alternativenbewertung erfolgt durch die Scoring-Methode.
• Einführung neuer Systeme erfolgt durch Totaleinführung, Stufenweise Einführung, Paralleleinführung und Pilotprojekt.
• Kontrolle in der Organisation sollte zeitgerecht, lückenlos und wirtschaftlich sein.
• Funktionen der Kontrolle sind Beobachtungsfunktion, Beurteilungsfunktion und Vorsorgefunktion.