S. 139 - 195: Organisationskreislauf, Datenerhebung, Darstellungstechniken, ...

Inhaltsverzeichnis

• Ablauforganisation
• Organisationskreislauf
• Datenerhebung
• Die Befragung
• Objektive Techniken
• Darstellungstechniken

Ablauforganisation

Ablauforganisation regelt den Ablauf von Arbeits- und Informationsprozessen

Ziele:

• Einhaltung von Terminen
• Minimale Durchlaufzeiten
• Auslastung der Kapazitäten
• Erhöhung der Wertschöpfung

Bereiche der Aufbauorganisation:

• Stelle: mehrere Aufgaben, die meist von einer Person ausgeführt werden
• Leitungssystem: Hierarchie von Stellen
• Kommunikationssystem: Bereitstellung von Informationen
• Sachmittel: Auswahl und Bereitstellung von Arbeitsmitteln

Bereiche der Ablauforganisation:

• logische: Bedingungen, unter denen etwas zu tun ist
• zeitliche: Reihenfolge der Tätigkeiten
• räumliche: Festlegung der Bearbeitungsorte und Transportwege
• mengenmäßige: Festlegung der Bearbeitungsmengen und Lagerbestände

Elemente der Organisation:

• Aufgabe: kleinste organisatorische Einheit
• Aufgabenträger: Person, die Aufgabe ausführt
• Sachmittel: Arbeitsmittel, die zur Aufgabenerfüllung benötigt werden
• Information: zur Aufgabenerfüllung benötigte Daten

Organisationskreislauf

• Organisationskreislauf ist ein Regelkreis, der die Planung, Durchführung und Kontrolle von Organisationsmaßnahmen umfasst
• Phasen:
  1. Auswahl des Organisationsproblems und Erteilung des Organisationsauftrags
  2. Aufnahme des Ist-Zustands: Informationen sammeln
  3. Analyse des Ist-Zustands: Schwachstellenanalyse
  4. Entwicklung des Soll-Zustands: Lösungen entwickeln
  5. Einführung des Soll-Zustands: Umsetzung der Lösungen
  6. Kontrolle: Überprüfung der Zielerreichung

Bei komplexeren organisatorischen Aufgaben: 1 bis 4 als
- Vorstudie
- Hauptstudie
- Teilstudie
wiederholen.

Datenerhebung

Das Sammeln und Auswerten von Daten.

Sieben W-Fragen:

• Wer: Aufgabenträger
• Was: Verrichtung, Tätigkeit
• Wo: Ort der Aufgabenerfüllung
• Wann: Zeitpunkt, Dauer, Häufigkeit
• Womit/Wie: Sachmittel, Verfahren
• Woran: Objekt
• Warum: Zweck, Ziel

7 W-Fragen 
| Wer | Was | Wo | Wann | Womit/Wie | Woran | Warum |

Formale und informelle Organisation:

| Formale Organisation | Informelle Organisation              |
| -------------------- | ------------------------------------ |
| festgelegte Struktur | soziale Struktur, zwischenmenschlich |

Erhebungtechniken:

• Objektive Techniken:
  • Beobachtung
  • Messung
  • Zählung
• Subjektive Techniken:
  • Interview
  • Fragebogen
  • Tagesbericht

## ABC-Analyse
- **A**-Güter: 20% der Artikel, 80% des Umsatzes
- **B**-Güter: 30% der Artikel, 15% des Umsatzes
- **C**-Güter: 50% der Artikel, 5% des Umsatzes

Die Befragung

Strukturierungsgrad

• standardisierte Befragung: Fragen und Antwortmöglichkeiten sind vorgegeben. Vorteil: Auswertung ist einfach und billig
• halbstandardisierte Befragung: Fragen können individuell angepasst werden, Zusatzfragen sind möglich und die Reihenfolge kann geändert werden
• nichtstandardisierte Befragung: Interviewer hat nur einen Katalog über Themen, die er ansprechen soll. Fragen und Reihenfolge sind nicht vorgegeben

Kommunikationsstil

• das direkte Interview: ständiger Druck auf den Befragten
• das weiche Interview: Aufbau eines freundschaflichen Verhältnisses; Befragter bestimmt den Gang des Gesprächs; wenig brauchbar
• das neutrale Interview: sachlich und neutral; Befragter wird nicht beeinflusst.

Frageformen

• offene Frage: Antwort ist völlig offen. -> Spricht Wiedererkennungsvermögen an
• geschlossene Frage: Antwortmöglichkeiten sind vorgegeben. -> Spricht Erinnerungsvermögen an
  • Identifikationsfrage: Konkrete Fakten, zB. Wer hat Ihnen...?
  • Selektionsfrage: Auswahlfrage, Multiple-Choice
  • Ja-Nein-Frage: Antwortmöglichkeiten sind Ja oder Nein

geschlossene Frage
Vorteile:
- einfache Auswertung
- einheitliche Beantwortung
- Vorgegebene Antwortmöglichkeiten erklären Frage
Nachteile:
- Auswertung einer Meinung, auch wenn sie nicht vorhanden ist
- Beeinflussung der Antwort
- Antwortmöglichkeiten sind begrenzt und mögl. unvollständig

Direkte Frage: "Ist die Online-Hilfe gut?"
Indirekte Frage: "Konnten Sie alle Fragen mit Hilfe der Online-Hilfe beantworten?"

Interviewphasen

1. Einleitungsphase: Begrüßung, Vorstellung, Ziel des Interviews
2. Informationsgewinnungsphase: Fragen stellen
3. Ausklangsphase: Zusammenfassung, Verabschiedung Dauert die Befragung länger als 15-20 Min., sollte eine Pause eingefügt werden.

Objektive Techniken

Beobachtung

• Vorteile:
  • unabhängig
  • objektiv
• Nachteile:
  • hoher Zeitaufwand
  • liefert keine Informationen über Ursachen, Zielsetzungen, Motive

Dokumentenanalyse

Hauptsächlich zur Vorinformation und Ergänzung anderer Methoden.

• Vorteile:
  • unabhängig
  • objektiv
  • unkompliziert

Kostenermittlung

liefert Kennzahlen wie

• Kosten pro Stück
• Kosten pro Arbeitsgang
• Kosten pro Arbeitsplatz usw.

Darstellungstechniken

Bereiche der Darstellung

• Aufbauorganisation
• Ablauforganisation
• Komunikationsbeziehungen

Funktionsdiagramme

• Gesamtfunktion X
• Unterstützungsfunktion U
• Beratungsfunktion B
• Entscheidungsfunktion E
• Planungsfunktion P
• Ausführung A
• Kontrolle K

Organigramm

Darstellungsformen:

• Horizontale Pyramidenform:
  • Vorteil: zeichnungstechnischer Vorteil der gedrängten Darstellung
  • Nachteil: Verlust an Anschaulichkeit, viel Platz in der Vertikalen
• Vertikale Pyramidenform:
  • Vorteil: klare Darstellung der Hierarchie
  • Nachteil: hirarchische Gliederung wird betont, nicht die Funktionsbeziehungen
• Säulenform:
  • Hirarchise Struktur wird ab der 3. Ebene optisch gemildert.
• Astform
• Kreisform
  • Die Zusammenarbeit der Abteilungen wird betont.
  • Psychologisch günstig, da keine Abteilung über der anderen steht.
  • Problematisch bei großen Organisationen.

Ringssegmentform

• Vorteil: Gleichberechtigung der Abteilungen
• Nachteil: Schwierigkeiten bei der Darstellung von Stabstellen